厦门市财政局关于印发厦门市政府采购项目档案管理暂行办法的通知
福建省厦门市财政局
厦门市财政局关于印发厦门市政府采购项目档案管理暂行办法的通知
厦财购〔2007〕2号
市属各机关事业单位、团体组织,各政府采购代理机构,各区财政局:
为加强政府采购项目档案的管理,有效保护和利用政府采购项目档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》和《福建省政府采购项目档案管理暂行办法》的有关规定,结合我市实际,我局制定了《厦门市政府采购项目档案管理暂行办法》,现印发给你们,请遵照执行。执行中有何意见建议,请及时向我局反映。
二○○七年四月四日
厦门市政府采购项目档案管理暂行办法
第一条 为加强政府采购项目档案的管理,有效保护和利用政府采购项目档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》和《福建省政府采购项目档案管理暂行办法》的有关规定,结合我市实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于厦门市政府采购项目档案管理活动。
第三条 市区两级政府采购监督管理部门分别负责同级政府采购项目档案工作的指导、监督和检查。
第四条 政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。采购人和采购代理机构在组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料,都应归入政府采购项目档案管理,以保证档案资料的真实、完整与安全。
第五条 采购人和采购代理机构要依法做好政府采购项目档案管理工作,加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理,确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失。
采购人和采购代理机构不得伪造、变造政府采购项目档案资料,不得违反法律规定隐匿或者销毁应当保存的政府采购项目档案资料。
第六条 政府采购项目档案是指采购人和采购代理机构在政府采购活动过程中直接形成的文字、图纸、图表、音像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。
政府采购项目档案具体包括:
(一)项目的前期准备资料。
1、采购预算计划材料(含项目预算和资金构成);
2、采购方式确定材料;
3、委托代理协议(含法定代表人授权委托书、用户采购需求);
4、采购信息预告资料;
5、采购文件论证资料;
6、采购文件确认函。
(二)项目的招标(询价、谈判、单一来源采购等)文件资料。
1、采购信息公告(包括招标公告、资格预审公告等的正本及指定媒体发布版本)、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函;
2、已发出采购文件(包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等);
3、购买采购文件的登记记录(包括竞争报名、资格预审报名、采购文件发售登记材料等);
4、已发出采购文件的必要澄清或修改文件、相关公告(包括正本及指定媒体发布版本)及书面通知、供应商签收证明资料;
5、供应商的资格审查情况报告;
6、邀请招标的供应商邀请过程记录;
7、询价及竞争性谈判的邀请对象确定条件和原因等材料;
8、答疑会议记录和纪要;
9、现场踏勘记录;
10、缴交投标保证金情况表。
(三)项目的开标文件资料。
1、收取投标(报价等)文件的登记记录;
2、开标会议议程(含主持人、唱标人、监标人名单);
3、参加开标会议的供应商签到表(或开标情况确认表);
4、参加开标会议的主持、组织、现场监督、公证、采购单位等人员签到表;
5、开标时间、地点、过程的有关记录;
6、评审专家形成过程和名单(含邀请过程录音录像资料);
7、投标人不足三家的废标情况记录。
(四)项目的投标(报价等)文件资料。
1、投标文件的正本(包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等);
2、已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录。
(五)项目的评审文件资料。
1、项目评标小组(询价小组、谈判小组)组成人员、监督人员及有关工作人员签到表;
2、评审纪律及相关人员签字确认资料;
3、评审过程记录;
4、资格性检查及符合性检查表、澄清说明补正资料、商务技术偏离表、评审因素比较表、评委单独打分表、评分汇总表等;
5、评审报告及附件(如项目需考察,含考察报告);
6、项目废标报告及处理意见;
7、现场监控录音录像资料。
(六)项目的中标成交文件资料。
1、确定中标成交供应商的文件资料(含采购人对采购结果的确定文件、中标成交通知书、采购结果通知书等);
2、采购结果公告资料(包括公告正本及指定媒体发布版本)。
(七)项目的质疑投诉处理资料。
1、供应商质疑资料;
2、采购人、采购代理机构质疑答复资料;
3、供应商投诉书副本;
4、采购活动暂停通知资料;
5、投诉处理决定。
(八)项目采购阶段的文件资料。
1、政府采购项目合同(包括合同的订立、补充、修改、中止、终止执行等);
2、项目的验收文件资料;
3、资金支付资料。
(九)其他文件材料。
1、项目评审监督意见书;
2、公证书;
3、采购文档报备证明材料;
4、其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。
以上档案内容按不同采购方式编列《政府采购项目档案目录》(见附件),供采购人、采购代理机构参照使用。
第七条 采购人或接受委托签订合同、验收的采购代理机构应当在政府采购项目合同签订、交付验收完成后三个月内,未接受委托签订合同、验收的采购代理机构应当在项目采购活动完成后三个月内,根据具体采购方式,按照有关归档内容要求和档案管理规定,负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、归档。采购人和采购代理机构在开展采购项目时作出的或接收的文件资料属于其归档的范围。
采购人政府采购项目档案应由其内部负责档案管理的机构或人员统一管理;采购代理机构采购项目档案应指定专人负责管理。
第八条 采购人和采购代理机构应当依照相关规定制定本单位的政府采购项目档案立卷办法。
第九条 采购人和采购代理机构应当设立档案室、配备必要的档案保管设施设备、采用先进技术实现档案管理的现代化。
第十条 政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。
卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列,依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、采购结果、项目合同、项目验收的文件材料及其他资料,具体可参照《政府采购项目档案目录》编列。
第十一条 采购人和采购代理机构应当保证政府采购项目档案的真实、完整、规范和有效,具体要求:
(一)档案内容要符合要求,规范统一;
(二)相关文档资料要齐全完整;
(三)除按规定允许保存的副本资料外,其他文档资料均要求为正本、原始件,因故确实无法保存正本、原始件的,必须依照规定制作副本资料并附相关情况说明;
(四)相关文档资料应当采用标准A4纸记录、打印和装订,大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘、录音录像带等保存规格根据具体情况确定,无法装订成册的可在项目档案中统一编页、单独保存;
(五)相关文档资料中的签名、印鉴手续要齐全;
(六)整理的项目档案符合质量标准,便于保管和使用。
第十二条 采购人和采购代理机构应当建立健全政府采购项目档案查阅、复制登记制度。
除政府采购监督管理部门和其他对政府采购活动依法行使监督职能的部门因监督检查需要可以查阅或复制政府采购项目档案外,政府采购项目档案原则上不得查阅、复制、摘抄和借出。特殊情况确需查阅、复制、摘抄政府采购项目档案的,须经保存单位负责人批准,并办理登记备案手续。查阅、复制或摘抄政府采购项目档案资料的人员,不得涂改、画圈、拆封、抽取、撤换、污损档案材料,不得泄露和擅自对外公布档案内容。
第十三条 政府采购项目档案的保存期限为从采购结束之日起保存十五年。
第十四条 保管期满的政府采购项目档案,可按档案管理的有关规定销毁。
第十五条 采购代理机构采购项目档案管理人员工作变动,应按规定办理档案移交手续,经单位负责人签字认可后,方可生效。
第十六条 采购代理机构因解散或被终止政府采购业务代理资格的,应将政府采购项目档案移交给该项目采购单位的同级档案管理部门或规定的其他部门,并按规定办理双方交接手续。
移交项目档案手续必须在3个月内完成。
移交政府采购项目档案的单位,应当编制档案移交清册,列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。
交接双方按照档案移交清册所列内容进行交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在档案移交清册上签名。移交清册应作永久保管。
第十七条 采购人、采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购项目档案管理工作的检查。
第十八条 采购人、采购代理机构违反本办法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的,依照《中华人民共和国政府采购法》第七十六条规定,由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款,对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第十九条 采购人、采购代理机构有下列违反本办法规定情形之一的,由政府采购监督管理部门责令限期改正,给予通报,对采购代理机构在年度监督考核时给予扣减一定的分数:
(一)采购项目未及时归档建档的;
(二)未按照规定要求组建档案的;
(三)归档内容不完整、不齐全的;
(四)未按照规定办理查阅、复制、摘抄政府采购项目档案登记备案手续的;
(五)档案保存保管设施设备不完善的。
第二十条 采购人、采购代理机构拒绝政府采购监督管理部门等有关部门依法对政府采购项目档案管理工作实施监督检查的,依照《中华人民共和国政府采购法》第七十一条规定,由政府采购监督管理部门责令限期改正,给予警告,可以并处罚款,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,由其行政主管部门或者有关机关给予处分,并予通报。
第二十一条 部门集中采购、分散采购的项目档案管理,可参照本办法执行。
第二十二条 本办法由市财政局负责解释。
第二十三条 各区可参照本办法制定具体实施办法。
第二十四条 本办法自发布之日起执行。
附件:
(一)政府采购项目档案目录(公开招标采购方式)
序号
政府采购档案目录
存档单位
采购代理机构*
采购人
1
采购预算计划资料
▲
▲
2
采购方式确定资料
▲
▲
3
委托代理协议
▲
▲
4
采购需求资料
▲
▲
5
招标预告资料
▲
6
招标文件论证资料
▲
▲
7
招标文件确认资料
▲
▲
8
招标公告
▲
9
招标文件
▲
▲
10
招标文件发售/下载记录
▲
11
招标文件补充、澄清、修改资料
▲
▲
12
澄清修改公告、通知材料
▲
13
供应商收到补充或澄清文件确认资料
▲
14
答疑会议记录和纪要
▲
▲
15
现场踏勘记录
▲
▲
16
供应商资格审查情况报告
▲
▲
17
缴交投标保证金情况表
▲
18
收取投标文件登记表
▲
19
开标会议议程
▲
20
参加开标会供应商签到表
▲
21
参加开标会其他人员签到表
▲
22
开标、唱标记录
▲
23
评审专家形成过程和名单
▲
24
投标人不足三家的废标情况记录
▲
25
供应商投标文件
▲
▲(限中标供应商)
26
供应商补充修改撤回投标文件资料
▲
▲
27
评标委员会签到表
▲
28
监督人员和其他工作人员签到表
▲
29
评审纪律及相关人员签字确认资料
▲
30
评标过程记录
▲
31
资格性检查和符合性检查表
▲
32
评标澄清说明补正资料
▲
▲
33
商务技术偏离表
▲
34
评标因素比较表
▲
35
评委单独打分表
▲
36
评分汇总表
▲
37
评标报告及附件
▲
▲
38
项目废标报告及处理意见
▲
▲
39
现场监控录音录像资料
▲
40
采购人对采购结果确认资料
▲
▲
41
中标通知书
▲
42
落标通知书
▲
43
采购结果通知书
▲
▲
44
中标公告
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45
供应商质疑资料
▲
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46
质疑答复资料
▲
▲
47
供应商投诉书
▲
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对解决我国区际法律冲突的法律构想
东北财经大学法学院 景国亮
中华人民共和国自1949年成立到1997年7月1日香港回归,一直是一个单一法制国家(不考虑台湾因素),即全国施行统一的法律,各地适用的法律制度没有什么不同。为了维护国家法制的统一性,地方性法规是不得同中央的法律相抵触的。
但是,香港和澳门分别于1997年和19999年回归,以及《中华人民共和国香港基本法》和《中华人民共和国澳门基本法》的施行,使得我国单一法制国家的情况发生了变化。根据这两个基本法和我国宪法,这两个地方的原有的法律制度在回归后相当长的时间内(至少50年)基本不变,而它们原有法律同在内地适用的法律有很大的差别。
这意味着,在中国领域内出现了两种以上在不同地区适用不同的法律制度的情况。中国法律制度的整体结构已经从单一走向复合或者说是多元。在多元法制国家内部,不同法律制度的存在会带来一系列在单一污秽国家不会产生的法律问题,如区际法律关系,区际法律冲突,区际司法协助以及区际法律协商、协调与合作。
一、区际法律冲突的一些基本问题
区际法律冲突是指在一国内部,不同地区的法律制度之间的冲突,或者说是一个国家内部不同法域之间的法律冲突。
区际法律冲突,是在一国内部不同地区的人民进行交往的过程中产生的,即在一国内部出现区际法律关系或跨地区的法律关系中产生的。
在一国内部,产生区际法律冲突的条件主要有:1、在一国内部存在首两个或两个以上具有不同法律制度的的法域;2、各法域人民之间的交往导致产生众多的区际或跨地区的法律关系;3、各法域互相承认外法域人在本法域的法律地位;4、各法域在一定条件下互相承认外法域的法律在自己区域内的域外效力。①
区际法律冲突具有不同于其他法律冲突尤其是国际法律冲突的特点:1、它发生在一个主权国家内部;2、它是在一个主权国家领土范围内具有独特法律制度的不同地区之间的法律冲突;3、它是一种私法方面的冲突;4、它是一个国家内部不同法律制度之间的横向冲突,即该国也有总的宪法和一些全国性的法律,而区际法律冲突产生于平行的一些法律之间。
二、国区际法律冲突的产生和特点
目前,香港和澳门已经回归,而近来台海两岸的交往也密切起来,促使各地区人民之间交往日益频繁,更加广泛和深入。但是,由于大陆、香港、澳门和台湾施行互不相同的法律,是相互独立的法域,在各地人民的区际交往中,当某一事项或一项争议涉及两个或两个以上的地区时,究竟应该哪个地区的法律处理争议的问题,亦即区际法律冲突问题,不可避免地会产生。
我国区际法律冲突的产生,与一般的区际法律冲突产生的原因和条件是密切
联系的:1、港澳的回归,以及将来台湾的统一,这两大原因,使我国产生了不同法律制度的法域,各自有自身独特的法律制度、法律文化和法律传统。这些都① 韩德培主编:《国际私法问题专论》,武汉大学出版社2004年版,第120页,第131页是我国产生区际法律冲突的先决条件;2、四地人民的民商事交往日益发展,必然产生众多的区际法律关系。例如近来,台湾主要政党的领导人相继文章大陆,将会进一步促进两岸人民的交流。各种法律关系的产生不可避免,必然促成区际法律冲突的产生;3、大陆、台湾、香港和澳门都在一定程度上相互承认其它三地人民在本地的法律地位。使得各自享有了一定的主体资格;4、四地在一定条件下都互相承认外法域的法律在自己的区域内的域外效力。
我国的区际法律冲突,与其他国家的区际法律冲突相比,有自己一些特点①:首先,我国的区际法律冲突与国际法律冲突相类似,这是由于我国的四地的法律制度差别太大引起的。我国四地各自有独立的立法权、司法权和终审权,从这一点来看,中国的区际法律趋同的步伐将会艰难缓慢;其次,我国的区际法律冲突有属于同一个社会制度的法域之间的法律冲突,如香港、澳门和台湾,也有属于不同社会制度的法域之间的法律冲突,如大陆和港、澳、台地区。而任何一个国家都没有这种情况,它们都是同一种社会制度的区际法律冲突;最后,我国的区际法律冲突,既有同一法系的区际法律冲突,又有属于不同法系的区际法律冲突。
三、区际法律冲突解决的方法
对于区际法律冲突,鉴于其与国际法律冲突有很多相似的地方,当然其解决的方法也差不多。一般来说,现代这际社会用于解决国际法律冲突的方法主要有冲突法解决方法和实体法解决方法两种。那么这两种方法对于解决区际法律冲突也是适用的。
(一)、冲突法解决方法
这种方法是通过制定各地区或全国的冲突规范来确定各种不同性质的涉及其他地区法律关系应适用那一地的法律,从而解决区际法律冲突。区际法律冲突实际上就是法律适用的冲突,而冲突规范恰恰就是指定适用的法律的,因而,它是一种有效的方法。
不过,冲突规范只是指定了所要适用的法律,并没有直接规定当事人的实体权利和义务,所以它只能是一种间接的调整方法。另外,该种方法只作立法权的选择,并不问该管辖权地区有无调整该法律关系的法律和具体内容如何,因而缺乏针对性。
(二)、实体法解决方法
这种方法是指各地区通过协商,制定统一的实体法,直接规定当事人的权利和义务的方法,避免出现区际法律冲突。这是一种直接的调整方法。
运用这一种方法,可以更快更直接的调整涉及外区域的法律关系,但是这一方法又有一定的局限性。首先,它适用的领域比较有限,只是在合同等趋同化的领域内应用较多,而在婚姻,继承等方面又有差别;其次,对于立法权限的划分也难以协调,因为没有统一的立法机构统一立法,对于实体法的建立,必然会引起与本区立法方面的法律相冲突的情况。
所以说,实体法和冲突法两种方法都各有优势,因而两者要结合起来应用。这样才能更好的解决区际法律冲突。
四、对解决我国区际法律冲突的法律构想
对于解决我国的区际法律冲突,当然不能脱离一般的方法,只不过在我国的区际法律冲突中应有自己的特点:1、我国的四个地区,有着相似的文化背景,① 韩德培主编:《国际私法问题专论》,武汉大学出版社2004年版,第122页
中化民族的许多文化传统都是相通的,因而,对于实体法方法应用的领域就相对能更宽一些;2、对于冲突法方法,我们可以通过协商的原则,使各自的冲突规范相对能够统一,减少冲突规范相冲突的情况;3、有关立法权限的划分,这一点也不必要求由中央机关制定一个四地通行的法律,只需各自立法,内容相差不大就行。
当然对于我国的区际法律冲突的解决,最理想的方法是制定全国统一的实体法,但这在相当长的时间内是不可能的。因而解决这一问题,应该按照以下步骤来进行:首先,各地类推适用各自的国际私法来解决区际法律冲突;其次,在协商和协调的基础上,制定全国统一的区际冲突法;最后是制定统一的实体法或各自适用相似的实体法。当然,这是一个长期的过程。现今,四地基本都是走第一步。对于第二步,应该开始讨论和作出行动。
我国现在正在制定民法典,我认为,对于解决我国区际法律冲突,内地就将有关内容规定在民法典中的涉外民事法律关系一篇中,单列成章。现在,我国的法律,对于涉及港澳台的法律关系的,一般都等同于涉外关系。在解决的过程中,也很顺利。所以,对于解决方法,我们应该视为涉及外国一样。
具体的内容应该包括:
首先规定该章适用范围,然后就管辖权、就适用的法律、重要的连结因素(住所、国籍等)、其它三地判决的承认与执行、基本的处理原则等作出一般性的规定。这些问题的规定,应充分考虑我国区际法律冲突的特点,毕竟我们一个统一的民族,不能完全与国际私法的内容相同。
其次,就是关于一些问题做具体的规定,如主体资格、婚姻和继承等方面、知识产权、合同、物权等作出规定。基本的内容,应该延续现有的一些处理方法,加上与其他地区等同但不危害内地人民权利的一些条款。这里面应该就一些冲突规范和一些经协商一致的实体规范都作规定。
再次,应就外国法院适用我国法律出现区际法律冲突的情况作出规定。
最后,就区际司法协助以及区际法律协商、协调与合作作出规定。并且,将国家致力于致定统一的实体法的目标作为一项任务而予以规定。
中国的区际法律冲突的解决,是一个长期而复杂的问题,我们只能将每一步都走好,在充分尊重各方的基础上,逐步的实现趋同化,最终使国家的法制达到统一。对于第三步的实现,应该与第一、二步同时交叉进行,但不能取代前一步,慢慢的走向法制的统一。只不过,这一过程将是在很长时间以后的事,至少是特别行政区成立五十年后,以及台湾统一以后的事情了。
参考文献
1、黄进:《中国法的新发展:从单一法制到多元法制》,韩德培主编《国际私法问题专论》,第七章,武汉大学出版社
2、JIN HUANG and XUEFENG QIAN: “ONE COUNTRY, TWO SRSTEMS,”THREE LAW FAMILIES AND FOUR LEGAL REGIONS:THE EMERGING INTER-REGIONAL CONFLICTS OF LAW IN CHINA , 韩德培主编《国际私法问题专论》,第八章,武汉大学出版社
3.韩德培主编:《国际私法》,高等教育出版社,北京大学出版社2000年版
联系方式
邮编:116025
地址:辽宁大连沙河口区东北财经大学法学院136号
电话:041181738532
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